Я в гармонии со временем и время в гармонии со мной.

   Доброго времени суток. Приятно видеть гостей в не столь популярных уголках сети.

   Статья обещает быть достаточно длинной и, возможно, может утомить :) Ниже я напишу основные ее разделы на случай, если интересна только ее часть.

В ЭТОЙ СТАТЬЕ МОЖНО ПРОЧИТАТЬ

1. Предисловие, в котором я расскажу с чего началось мое желание понять тайм менеджмент.

2. Инструменты. В этой части я напишу краткую информацию о том, чьи труды и какие методы мне пришлись по вкусу и по душе. 

3. Оценка важности. Я постараюсь рассказать, как я справилась с этой не простой задачей. 

4. Распределение целей по ролям. 

5. Классификация и список дел.

6. Распределение дел  по дням и в течении дня. Эта часть в основном опирается на биологические ритмы.

7. Таблицы. Здесь вы найдете пример моих таблиц и таблицы-пустышки для вас.

8. Мои помощники. В этой части я расскажу о приложениях и мелочах, которые значительно облегчают мою жизнь.

9. Заключение. Бла-бла-бла в моем исполнении. :)

И так, как говорят курочки, "Понеслись".

Предисловие. 

   Я много лет неустанно повторяла, что я человек далекий от тайм менеджмента, что я не хочу жить по часам в погоне за временем и галочкой в списке дел. И, конечно же, мои слова не лишены основания. У меня, как и большинства людей, есть списки дел, есть разочарования на тему "не успела" и есть попытки разобраться в столь не простом деле как управление временем.

   Настал момент, когда непривлекательная причина "мне это необходимо, но я не хочу", сменилась на очень увлекательную "мне интересно, я хочу, я могу" и я "залипла" у монитора в поисках информации, статей, схем, опыта и всего остального, что только можно найти и понять о тайм менеджменте. И, понятное дело, у каждого свой объем необходимой информации для понимания чего-либо. Мне потребовалось 16 часов прогулки по просторам интернета, чтобы собрать нужный для себя объем информации и еще 10 часов, чтобы сложить во едино все имеющиеся детали механизма, который способен сделать мой день легким, приятным и продуктивным.
   Перед тем как заняться этим вопросом вплотную, я пробовала выстраивать свой день, свои дела и заботы по часам. И да, мой список весь был выполнен, сроки соблюдены, но удовольствия от таким образом прожитого дня я не испытывала. Более того, я ощущала моральную усталость и состояние подавленности. Будто украли мою свободу и посадили на цепь мою спонтанность.  Для моей души противоестественно говорить детям, что я сейчас не могу покататься с ними на велосипедах, потому что по плану другие занятия, не смотря на то, что мне сейчас безумно хочется бросить скучную проверку почты и покататься с детьми. Мне не свойственно задавить порыв сделать наброски внезапно возникшей идеи в пользу разборки вещей в гардеробной или проигнорировать желание срочно поиграть с детьми в только что придуманную игру лишь потому, что я вчера решила, что сейчас я должна отписаться всем клиентам и сформировать на печать файлы по заказам. Спонтанность, комфорт, отсутствие вынужденных мнимо-срочных дел, свобода выбора, свобода мысли - это то, без чего моя жизнь не имеет смысла и превращается в пустую погоню за временем и галочкой в списке. Понимая это, я понимала, что классический тайм менеджмент - это "не моё". И именно тогда я поняла, что хочу попробовать взять самое нужное для себя из разных систем того самого тайм менеджмента, чтобы приблизиться к гармонии со временем. А отрывок из статьи Глеба Архангельского подтвердил возможность и правильность индивидуального варианта организации личного времени.

   "Первый принцип, которого я придерживаюсь: качественную систему организации своего времени человек может разработать только сам. Организация личного времени - дело жизненно важное, чрезвычайно сильно зависящее от особенностей характера и рода деятельности человека. Здесь возможен только «индивидуальный пошив», все остальное, продолжая аналогию с одеждой, будет жать, натирать, и больше навредит, чем поможет. Задача консультанта или автора семинара, книги – информирование о существующих системах, о методах построения собственной системы, поддержка принятия решений, и самое главное – начальный импульс, толчок к развитию. А задача клиента, или слушателя семинара, или пользователя программы – не воспринимать то, что ему предлагают, как нечто заведомо правильное и не подлежащее сомнению, а выбирать подходящее, перекраивать, перестраивать под свои потребности." 

Архангельский Г.А.

ИНСТРУМЕНТЫ

   После многих часов у монитора на моём листке остались заметки, именно они и стали основными инструментами в создании тех самых деталек механизма, который способен сделать мои дни более продуктивными, оставив их при этом лёгкими и приятным. Ниже я напишу немного подробнее об этих инструментах.

   Мне буквально открыл глаза метод классификации дел, который описывает Кови.  Он предлагает делить дела на "Срочно. Важно.", "Не срочно. Важно", "Срочно. Не важно.", "Не срочно. Не важно.". Если человек дает дельные советы, мне всегда интересно, чего добился человек в жизни сам. Ведь если он имеет пропорции бегемотика, а сам "вещает" о правильном питании и спорте, то есть два варианта: либо он болен, либо его методы не работают.

   Стивен Кови - американский консультант по вопросам руководства, управления жизнью, преподаватель и консультант по организационному управлению. Известен как лектор и автор книги "Семь навыков высокоэффективных людей", которая в августе 2011 года была названа журналом "ТАМЕ" одной из 25 наиболее влиятельных книг по бизнесу. В последние годы жизни Стивен Кови был заместителем председателя совета директоров компании FranklinCovey. 

   Стивен Кови родился 24 октября 1932 года в Солт-Лейк-Сити. Получил бакалавра наук в области делового управление в Университете Юты, степень МВА в Гарвардском университете и доктора философии по религиоведению в мормонском Университете Бригама Янга. Отец 9 детей и дед 52 внуков. 

   Получил премии и награды:

- Премия за отцовство (2003), присуждаемая в рамках Национальной программы отцовства. 

- Медаль колледжа Томаса Мора за заслуги перед человечеством. 

- Звание "Оратор года" (1999).

- Международная премия "Предприниматель года" и национальная премия "Предприниматель года" за особые достижения в области бизнес-лидерства (1994).

- Включён в число 25 наиболее влиятельных американцев по версии журнала "ТАМЕ".

   Прочитав краткую биографию этого человека, для себя я сделала вывод, что его методы работают и кое-что из его рекомендаций я могу подчеркнуть и для себя. Также Стивен Кови предлагает делить цели по ролям - я мать, я директор и т.д.

   Ещё одна из заметок на моём листе - правило 1-3-5. Не знаю кто является его автором, но слышала о нем много. Это плавило гласит, что нужно брать одно крупное дело, 3 менее крупных и 5 мелочей.

   В поисках информации остановилась и зачиталась трудами Вильфредо Парето. 

   Вильфредо Парето - итальянский инженер, экономист и социолог. Один из основоположников теории элит. Он разработал теории, названные впоследствии его именем: статистическое Парето-распределение и Парето-оптиум, широко используемые в экономической теории и иныз научных дисциплинах.

   Вильфредо Парето родился 15 июля 1848 года в Париже в семье итальянского маркиза, выходца из портового города Генуя, вынужденного эмигрировать из-за своих либеральных и республиканских убеждений. Вильфредо Парето с детства одинаково хорошо владел итальянским и фразнцузским, однако всю жизнь он ощущал себя прежде всего итальянцем.

   Закон Парето, или принцип Парето, или принцип 80/20 звучит так: "20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий - лишь 20% результата".

   Также, для себя,  к инструментам я отнесла:

- тот самый красочный способ наполнения емкости сначала крупными объектами, а потом боле мелкими;

- удобные мне приложения в телефоне;

- черновой список и ручку для его коррекции в доступном месте;

- таблицы Excel.

ОЦЕНКА ВАЖНОСТИ 

   Начну я эту часть с притчи. 

   

   Перед началом лекции по философии у профессора на столе появились безобидные предметы: пустая банка, несколько камней, немного гальки и песок. Студенты были заинтригованы и терялись в догадках, что собирается продемонстрировать им профессор.

   Не говоря ни слова, профессор начал складывать в банку камни один за другим. Студенты были озадачены, но профессор продолжал молча, ничего не объясняя. Как только камни заполнили банку до горлышка, профессор спросил у студентов, считают ли они, что банка полная. Студенты единодушно ответили, что она полная.

   Тогда профессор взял гальку и стал складывать в банку. Маленькие камешки быстро проскальзывали среди больших и заполняли пустое пространство. И вновь профессор задал вопрос, полна ли банка. Студенты снова согласились, что она полная. 

   Они уже догадались, что дальше сделает профессор, но пока еще не понимали для чего.Преподаватель взял песок и высыпал его в майонезную банку. Песок, как ожидалось, заполнил все оставшееся пространство. Профессор снова спросил своих студентов, полная ли банка, на что студенты промолчали. 

  Профессор улыбнулся и добавил в эту банку воды, а затем добавлял соль, столько сколько её могла принять вода. Профессор в последний раз спросил своих студентов, полна ли банка, на что студенты хором ответили "да". Тогда профессор объяснил, что банка – это аналог жизни, и большие камни в ней олицетворяют самые важные вещи для человека – здоровье, супругов, детей – все те вещи, которые делают нашу жизнь полной. А галька – это вещи, которые делают нашу жизнь комфортной – работа, дом, машина. И наконец, песок, вода и соль – это материя, которая действительно не имеет никакого значения.

Если вы изначально поместите в банку песок, тогда не останется места для камней и гальки. Соответственно, загромождая вашу жизнь ничего не значащими вещами, вы не оставляете места для чего-то действительно ценного и важного.

   - Что ж, - сказал он, - моя интерпретация проста. Что бы вы ни делали в своей жизни, в каком бы то ни было контексте. Будьте уверены, что сначала вы положили камни.

   Ох? как же сложно мне было определить что есть для меня камни, что галька, а что песок. Я - тот самый человек, для которого каждая песчинка является камнем :) Но всё же я собралась и распределила для себя степени важности, постаравшись определить без чего я - не я. Вот что у меня получилось:

1. Мои камни - это дети, семья, здоровье, саморазвитие и увлечения, развитие нашего с сестрой дела. 

2. Моя галька - это домашние дела, текущие заказы и администрирование нашей Разкозявочки (razmag).

3. Мои песок, вода и соль - это блуждание по интернету, в контакте, инстаграм, безумное влечение к тематическим сериалам (сверхъестественное, дневники вампира, древние, медиум, кости, касл).

   По хорошему, нужно было бы увлечения спустить на второй пункт, но мне это не под силу. Не смыслю я свои дни без того, чтобы что-нибудь делать руками. 

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ЦЕЛЕЙ ПО РОЛЯМ

   Как я писала выше, одно из предложений Стивена Кови - это делить цели по ролям. Мне очень гармонично слышится такое разделение, сразу наступает некий порядок. Можно сказать, что начиная с предыдущей части статьи мы уже начали организовывать свое личное время и составлять свой персональный график. А в этой части мы уже планируем цели на неделю. В распределении по ролям пойдет речь о делах и задумках более крупного масштаба, о делах, не имеющих ничего общего с повседневными заботами. Мне удобнее планировать цели на неделю, имея некий  интуитивный, полупрозрачный, постоянно обновляющийся список целей на будущее в голове. Я доверяю жизни и небу и по жизни руководствуюсь выводом из старой притчи: "Делай, что делаешь. И пусть будет то, что будет." 

   "Идут по тропинке учитель и ученик. Ученик видит на дороге божью коровку, поднимает её и пересаживает её на куст у тропинки. Учитель говорит:

- Зачем ты поднял букашку и убрал с дороги?

- Учитель, я подумал, что кто-нибудь может на неё наступить.

- А может этой букашке было суждено быть раздавленой?

Ученик взял божью коровку с листа и вернул на тропинку. Но учитель снова спросил:

- Зачем ты это сделал? может быть этой букашке было суждено, чтобы ты спас её?

-Учитель, но что же мне тогда делать?

- Делай, что делаешь. И пусть будет, что будет. 

   Если же кто-то склонен к постоянству в целях и знает их наперед, то можно сделать отдельный список целей по ролям на длительное время. Я же предлагаю, определить цели на неделю. И сделать это с чувством меры. Я выбираю не более двух на одну роль, ведь речь идет о крупных целях (проектах, делах). Мое распределение целей по ролям на неделю выглядит так. 

- Я (саморазвитие, здоровье, увлечение): первое - сделать детскую книгу, второе - прочитать книгу "Тайная опора" Людмилы Петрановской;

- Я мама (интересные занятия и крупные проекты с детками): первое - изучение континентов и их животный мир, второе - сделать с детьми картинку-отпечаток цветов при помощи постукивания;

- Я двигатель (основные шаги в развитии razmag): заполнить сайт;

- Я домохозяйка (разовые дела по дому, новые идеи): упаковать не используемые игрушки со двора.

   У каждого человека свои роли и цели, у кого-то их меньше, у кого-то их гораздо больше. Я смогла собрать все свои роли-массовки в четыре основных роли. 

КЛАССИФИКАЦИЯ И СПИСОК ДЕЛ.

   Эта часть состоит из двух - классификация дел по Ситвену Кови и список ежедневных/еженедельных условно постоянных дел. 

   Классификация дел. Одни из приглянувшихся мне методов Стивена Кови  - это классификация дел. Гениальная для меня классификация.

   Эта таблица буквально перевернула мой взгляд на распределение дел. Я была поражена тем, что большинство моих дел находились в разделах I, III и IV. И лишь маленькая толика дел, относящихся к заранее и тщательно спланированному проекту, находились в разделе II. Эта таблица заставила меня пересмотреть подход к делам и их важности. 

   В раздел I, по моим прикидкам, может попасть 1-2 дела при планировании будущей недели и 1-2 дела в течении недели. В этом разделе у меня находятся дела, которые действительно важные и требующие срочного внимания. 

   Раздел II наполнен делами, "выросшими" из целей по ролям на планируемую неделю и  делами из списка ежедневных/еженедельных условно постоянных дел. 

   Раздел III, в моём случае, практически не может быть заполнен на будущее. Дело в том, что у меня суперская семья, у нас каждый делает то, что хочет. Если я затеяла генеральную уборку, а сестра при этом хочет смотреть фильм - не вопрос, ни каких обид. Каждый делает то, что ему хочется. Никто себя не ломает и не прогибает без острой нужды на то. 

   Раздел IV - мой наркотик :) Именно в нем хранится моя страсть к вампирчикам и прочей мистической нечисти. Именно в нем копятся безумные идеи типа "ой, нужно будет обязательно посмотреть, снятся ли сны ёжикам" или "блин... как же назывался тот фильм, где парниша писатель влюбился в полицейскую?". И от этой зависимости, моего личного пожирателя времени,  я не могу и не хочу избавляться, но я могу ее дозировать :) 

   Список ежедневных/еженедельных условно постоянных дел. Почему условно постоянных? Потому что, например, в данный период жизни я занимаюсь изучением английского языка. В достаточно продолжительный отрезок времени для меня уроки английского будут постоянным ежедневным делом, но не делом жизни. Еще один пример - уборка в доме. Её я делаю постоянно, но когда подрастут дети, когда количество свободного времени у взрослых домочадцев прибавится,  список дел в отношении уборки и домашних забот изменится. 

   На данный момент, мой список ежедневных/еженедельных условно постоянных дел состоит из нескольких пунктов, каждый из которых разбит на небольшие делишки :). И выглядит он так:

- уроки английского: 30 минут в день урок по скайпу, 1 час в день на выполнение заданий;

- уборка дома: убрать санузлы, разобрать вещи в гардеробной, основная уборка;

- занятия с детьми: прописи 3 раза в неделю, разные виды творчества 3 раза в неделю, основные   занятия по чтению 3 раза в неделю;

- занятия спортом: 3 раза в неделю.

   Ниже классификация дел на будущую неделю на моем примере. 

   I. Срочно. Важно.   

1. Внести акты и выписку из банка в программу. Оплатить налоги. 

   II. Не срочно. Важно. 

1. Подобрать фото для книги

2. Определиться с концепцией книги. 

3. Подготовить макет книги для печати. 

4. Каждый день перед сном и утром читать "Тайная опора".

5. Вырубить силуэты континентов и животных для занятий.

6. Нарисовать и распечатать задания.

7. Разделить изучение континентов на три урока. 

8. Сходить с детьми в поле и собрать для картины цветы. Сделать картину. 

9. Заполнить сайт - каждый день по 1,5-2 часа. 

10. Упаковать игрушки с улицы, которыми уже не играют дети. 

11.  Уроки английского 30 минут в день урок по скайпу.

12. Задания по английскому 1 час в день.

13. Убрать санузлы.

14. Разобрать вещи в гардеробной.

15. Основная уборка.

16. Занятия с детьми каждый день по 1 часу.

17. Фитнес 3 раза в неделю.

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ДЕЛ ПО ДНЯМ И В ТЕЧЕНИИ ДНЯ

   Распределяя свои дела по дням недели, я стараюсь придерживаться правила 1-3-5. Но поскольку у меня практически пусты в таблице классификаций раздел III и IV, я беру из  "Не срочно. Важно" больше трех пунктов на день. Сама же таблица недели выглядит на первый взгляд странно, но для меня она вполне логична и обусловлена моими биоритмами и ощущением течения времени. 

   С понедельника по среду я практически не ощущаю усталости и существования конца недели. В эти дни моя продуктивность в самой высокой точке. В эту часть недели у меня есть стремление работать на результат. 

   Четверг и пятница я начинаю ощущать психологическую усталость, мне хочется безмерно есть сладкое валяться на диванчике и смотреть киношку. Практически нет желания работать, очень чувствуется приближение выходных. Продуктивность очень низкая. Можно, конечно, собраться с силами и показать хороший результат в эти дни, но без особого желания и удовольствия. В эти дни хочется делать что-то руками, что-то творческое. 

   Суббота и воскресенье - дни борьбы. Борьба между ленью, обусловленной рабочей неделей, и желанием активного отдыха. 

  Что касается распределения дел в рамках одного дня, то тут я опираюсь не только на свои биоритмы, но и на биоритмы деток. В первой половине дня меня больше тянет позаниматься домашними делами. Детки готовы хорошо заниматься либо часов в 10 утра, либо в интервал с 12:00 до 16:00. После 12 дня, по моим личным ощущениям, времени как-будто больше. А вечером больше расположенность посидеть за ноубуком. 

   Так же в распределении дел по дням я стараюсь найти те самые 20% усилий, которые обеспечат 80% результата. Не забываю в первую очередь класть камни. И стараюсь не гнаться за временем и галочками в списке дел. 

   Еще могу сказать, что первый час после пробуждения я стараюсь провести максимально с удовольствием - спокойный завтрак, провести наедине с собой 5-10 минут, иногда сделать зарядку или почитать книгу. Хотя этот час совершенно не исключает семьи :), я спокойно могу попутно готовить деткам завтрак или обнимать сестричку. 

   Хочу также сделать небольшую ремарку, относительно ежедневных дел. Такие дела как стирка или готовка я в список не вношу, поскольку они для меня очевидные :) Я люблю готовить, и все члены семьи смирились с этим и наслаждаются свободой от этого дела. А стирку я взяла на себя в силу своего обессивнокомпульсиного растройства (знаете Шелдона?). Я вот просто жить спокойно не могу если белье не повешено определенным образом и не соблюдена последовательность всех этапов стирки. И если вдруг постирала сестричка, я иду и ночью перевешиваю белье по своему :)

ТАБЛИЦЫ

     Лично мне вполне удобны электронные таблицы и прочие приложения. Но по душе всё же красивый ежедневник или, как модно это сейчас называть, планер. Пока создание идеального планера для меня в процессе, я пользуюсь табличкой Excel и привычными бумагой и ручкой. Ниже пример моей заполненной таблички на основе тех целей и классификаций, которые я описывала выше. 

Так выглядят мои заполненные таблицы. А по по этой ссылочке можно скачать пустые таблички для своего использования. 

МОИ ПОМОЩНИКИ

   Я хочу немного рассказать о том, чем я пользуюсь, чтобы немного облегчить планирование дел и напоминание о них. Я не ярый фанат приложений и гаджетов, но все же и они мне помогают. Во-первых, у меня на столе всегда лежит планшетка с чистыми листами и карандаш. Во-вторых, у меня в телефоне есть несколько приложений-помощников:

1. Приложение "Помнить Всё" - оно быстро открывается, нажимаешь микрофончик и говоришь, а приложение само выставляет дату, время и примечание. 

2. Стандартный будильник в телефоне, который каждый час с 10:00 до 17:00 напоминает мне, как мега импульсивному человеку, что пора остановиться, вдохнуть-выдохнуть и вернуться в спокойное состояние. Срабатывает будильник, я вижу на экране определенный текст и понимаю, что мне пора выполнить определенные действия.

3. Приложение "Говорящие часы" - каждый час мой телефон мне говорит время, это помогает не потерять ощущение времени, когда чем-то сильно занят. 

   Также я лично для себя установила еще пару приложений в телефон. Приложение "Water Time Pro", которое мне напоминает о том, что пора вспомнить о воде. Хотя это приложение больше для интереса, поскольку с водой я всегда дружила и частенько пью больше, чем мне предлагает программа. И приложение "Похудеть без диет", которое помогает мне взглянуть на съеденные мною калории и способно порой остановить безудержное поедание шоколада :)

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

   Я прочитала достаточно много постов и статей написанных авторами про свое управление временем, но, к сожалению, не смогла найти подходящего для меня решения. Мне не хватало некой структуры на примере живого человека, не скованного тесными неоспоримыми временными интервалами. Мне было важно понять структуру распределения всех сумасшедших идей и наполеоновских планов вперемешку с повседневными делами и заботами. Вот так и родилась эта статья, и, возможно, среди путешественников сети, ищущих информацию о времени, найдутся те, кому эта статья будет интересна и полезна. Одного такого человека я точно знаю, это моя Маришка, которую я буду уговаривать прочитать эту статью перед публикацией, дабы она убрала из нее миллион очепяток и тысячу речевых ошибок :)

   А закончить эту статью мне хочется словами профессора из притчи: "Что бы вы ни делали в своей жизни, в каком бы то ни было контексте, будьте уверены, что сначала вы положили камни."